Approfondimento: la figura del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari
di Giuseppe Ferrara
Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari è una figura disciplinata dalla c.d. legge sulla tutela del risparmio (legge 28 dicembre 2005, n. 262). Essa si colloca all’interno di una serie di misure dirette a rafforzare l’attendibilità dell’informazione al pubblico di natura finanziaria, in risposta agli scandali finanziari avvenuti nei primi anni del 2000. Secondo la dottrina, la legge sulla tutela del risparmio non ha introdotto una nuova figura nell’organizzazione dell’impresa, ma ha dato uno specifico rilievo giuridico esterno ad una posizione già prevista negli organigrammi delle aziende di grandi dimensioni.
Al fine di trovare una collocazione corretta al dirigente preposto e inquadrarlo all’interno della trama dei rapporti con gli altri soggetti che si occupano dei documenti contabili delle società, il punto da cui partire è l’individuazione delle attività e dei compiti operativi che la legge sulla tutela del risparmio richiede siano esercitati da tale figura. In particolare, il dirigente preposto:
- definisce le procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio, le quali sono sintetizzabili nella definizione delle modalità di contabilizzazione delle operazioni aziendali, delle modalità di classificazione delle operazioni, dei criteri di valutazione per la rappresentazione della situazione aziendale e, infine, delle modalità di esposizione della situazione;
- verifica il sistema complessivo delle scritture contabili, comprendendo le procedure di gestione dei documenti contabili giustificativi dei fatti e operazioni aziendali (quali fatture e note di accredito o addebito), le procedure di gestione dei libri contabili generali, le procedure di gestione delle scritture di assestamento. Al contrario, non rientrano nella sua competenza le procedure relative a fatti o atti che, pur potendo avere un impatto sul bilancio, non sono direttamente coinvolte nella produzione dello stesso;
- redige una relazione nella quale si attesta l’adeguatezza e l’effettiva applicazione delle procedure amministrative e contabili per la formazione dei bilanci e delle altre comunicazioni finanziarie, la conformità dei documenti contabili ai principi contabili internazionali, la corrispondenza dei documenti contabili alle risultanze dei libri e delle scritture contabili, l’idoneità dei documenti contabili a fornire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell’emittente e dell’insieme delle imprese incluse nel consolidamento;
- firma gli atti contenenti informazioni sulla situazione economica, finanziaria o patrimoniale della società.
In sintesi, le attività riservate dalla legge al dirigente preposto sono tutte concentrate nella fase legata alla predisposizione e redazione del bilancio di esercizio. Esso è chiamato a predisporre adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione dei bilanci e delle altre comunicazioni finanziarie. Una volta espletato l’esercizio di tali attività, il dirigente preposto dovrà poi attestare, congiuntamente agli organi amministrativi delegati, che “sulla base delle loro conoscenze” il documento contabile di riferimento è idoneo a fornire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale economica e finanziaria dell’emittente e delle imprese incluse nel consolidamento.
In connessione con questi compiti, si prevede l’applicazione ai dirigenti preposti della disciplina in materia di responsabilità civile prevista per gli amministratori. Per quanto concerne i rapporti con il consiglio di amministrazione, l’articolo 154-bis del Tuf si preoccupa di precisare che il CdA è tenuto a vigilare affinché il dirigente preposto disponga di adeguati mezzi e poteri per lo svolgimento dei compiti assegnati ed è tenuto a verificare il concreto rispetto delle procedure amministrative e contabili dallo stesso definite. Da ciò si desume che le responsabilità permangono interamente in capo al solo CdA unicamente nel caso in cui il dirigente preposto non sia dotato di adeguati poteri e mezzi e se ne riscontri un accertamento ex post.
È possibile affermare, dunque, che vi è una suddivisione di compiti in materia contabile tra CdA e dirigente preposto, con conseguente compartimentazione delle responsabilità.
Riepilogando, gli assetti amministrativo-contabili direttamente funzionali alla produzione del bilancio (che sono un segmento del complessivo assetto organizzativo, amministrativo e contabile) sono predisposti dal dirigente preposto, sono formalmente adottati dagli amministratori delegati e sono valutati nel merito dal CdA.
Va precisato, comunque, che il dirigente proposto non svolge esclusivamente un’attività di controllo su documenti predisposti da altri, come è invece quella posta in essere dal collegio sindacale o dal revisore, ma contribuisce in posizione apicale alla loro elaborazione. Esso può intervenire in tutti i processi di formazione del bilancio, ma la sua funzione non è quella di duplicare le funzioni di raccolta e predisposizione del bilancio, ma quella di supervisionare e garantire l’idoneità della documentazione contabile.
Giuseppe Ferrara
19 novembre 2014
